Comenzando a utilizar el sistema
Comenzando a utilizar el sistema
Para comenzar a utilizar el Sistema de Contabilidad General es necesario realizar algunos procesos de configuración y parametrización. A continuación se muestran los pasos a seguir para completar esta configuración inicial.
Configuración del sistema principal
Esta opción permite definir los parámetros que serán utilizados por el Sistema en sus diferentes procesos; como: los Períodos Contables, Cuentas Nominales y otras opciones. Seleccione el menú Control y Configuración y luego la opción Configuración del Sistema.
Este Módulo permite definir los parámetros que serán utilizados por el Sistema y están agrupados en varias pestañas. A continuación observamos sus diferentes pestañas. (Botón derecha del Mouse – ratón o F2).
Configuración del sistema (CG)
Cargue los datos relativos a la empresa, estos datos serán utilizados por el Sistema, en sus diferentes procesos:
Formato cuenta: Coloque hasta 18 caracteres para determinar el formato de su código contable (9999-9999, 99.999.999, 99999999 etc.), esta definición solo es posible con privilegios de supervisor; el carácter 9 es para campos numéricos y el A, para campos alfanuméricos.
Formato Unidad (o centro de costo): Coloque hasta 18 caracteres para determinar el formato de su código de Unidad o Centro de Costos: (99999999.), esta definición solo es posible con privilegios de supervisor; el carácter 9 es para campos numéricos y el A, para campos alfanuméricos.
Núm Comprob Cierre (Número comprobante cierre): El número indicado en este campo será utilizado para el comprobante de diario automático generado por el sistema en el proceso de cierre del ejercicio.
Ctd Ast x Comprob (Cantidad de asientos por comprobante de diario): Esta opción es para uso gubernamental.
Prefijo Nº Comprob (Prefijo número de comprobante de diario): No aplica para el sector privado.
Cantidad de Registros Mostrados en la Consulta: Se configura, para facilitar rapidez de las consultas.
Opciones del sistema
Plan de cuentas a utilizar – Origen: Si en la misma base de datos está instalado un grupo de empresa, permite la instalación de una nueva, definir el plan de cuentas de la empresa tipo que se desea utilizar.
Modalidad Gubernamental: No aplica al sector privado.
Plan de cuentas por empresa: Esta opción permite la centralización o no del plan de cuentas contables, para grupos de empresas.
Plan de cuentas por ejercicio: No aplica al sector privado.
Utiliza centros de costos: Permite de acuerdo a los requerimientos de la empresa el uso o no de los centros de costo.
Centros de costos por empresa: Permite de acuerdo a los requerimientos de la empresa el uso o no de los centros de costo por empresa en función de las características del negocio.
Utiliza auxiliar de cuentas: Ésta característica, permite para facilitar el proceso y análisis contable, vincular las cuentas contables a los diferentes auxiliares de:
- Clientes
- Proveedores
- Trabajadores
- Bancos
- Otros
Realiza contabilidad automática: Para nuevas versiones.
Utiliza archivos de saldos: Siempre debe estar marcado es necesario para la consulta de los diferentes formularios por ejercicio.
Auxiliar de cuentas por empresa: Se recomienda no marcar esta opción, ya que es más organizado y ventajoso el uso general de los diferentes auxiliares.
Imprimir N° Mes en el comprobante: Marcar ésta opcion permite visualizar los comprobantes de diario con el prefijo del mes respectivo.
Utiliza control de cuentas por usuario: Permite configurar a los diferentes usuarios las cuentas contables permitidas.
Permitir reversar doc. en comprobantes pendientes: Ésta opción permite corregir distribución contable en documentos no actualizados.
Configuración del sistema – Contabilidad 1
Esta opción permite la parametrización del sistema para indicar los diferentes rangos permitidos en el uso de cuentas nominales (éste rango ser´utilizado por el sistema para la ejecución del cierre del ejercicio anual), centros de costos y el rango de cuentas para control de Activos Fijos.
Configuración del sistema – Contabilidad 2
Rango de cuentas de inventario: Esta opción es para empresas que mueven inventarios, al indicarlo el sistema obligará el ingreso de inventario por compra realizada por opciones diferenes a compras, ejemplo: caja chica.
Cuentas de resultado: Cuenta de patrimonio, reverso de cheques, cuentas de orden 1 & 2, no aplica al sector privado.
Configuración del sistema – Ejercicio
Ejercicio Actual: Se indica el ejercicio en el cual queremos trabajar por lo general el ejercicio en curso, pero se pueden hacer consultas en ejercicios cerrados solo para el personal administrador.
Periodo Actual: Se puede indicar el mes en curso para facilitar la operación.
Fecha de cierres: Se indica la fecha del último ejercicio o periodo cerrado, no para permitir modificaciones.
Al presionar el botón Nuevo Periodo se muestra la siguiente pantalla:
Se indicara el nuevo ejercicio a crear y el mes de cierre, luego se presiona botón calcular y aparecerá la nueva tabla de periodos, como se indica en pantalla anterior; finalmente se presiona botón aceptar, para guardar los cambios.
El nuevo ejercicio, también se puede crear en forma automática, al momento de generar el cierre y trasladar saldos.
Usuarios y claves de acceso: El sistema permite crear diferentes usuarios con diferentes privilegios, debe crearlos y configurarlos antes de iniciar el uso del sistema; para ello se debe usar el modulo Panel de control.
Una vez realizada la configuración y parametrización anterior ya está preparado para utilizar el sistema.